Der Mensch geht,
das Wissen bleibt

In den kommenden 5 Jahren gehen deutschlandweit bis zu 20% der Führungskräfte und Expert*innen in den Ruhestand.
Organisationen verlieren wertvolles Know-how und tragfähige Beziehungsnetze.
40% der Erwerbstätigen in Deutschland können sich derzeit einen Jobwechsel vorstellen oder planen ihn bereits. 
Sobald die Wissensträger*innen gegangen sind, ist es zu spät, um zu reagieren.
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Wir sorgen dafür, dass Wissen bleibt

In unserem strukturierten knowify®-Prozess beleuchten wir gemeinsam mit der Führungskraft oder Expert*in, die das Unternehmen verlässt, alle Aspekte ihres Wissens.

Häufig ist der Person, die geht, gar nicht bewusst, was sie alles weiß. Und nur im besten Fall hat sie Teile ihres expliziten Wissens für andere dokumentiert. Ganz anders ist es mit ihrem Erfahrungswissen – dem intuitiven, impliziten Wissen. Dieses Know-how hat sie über Jahre entwickelt und damit zum Erfolg des Unternehmens beigetragen.

Es ist also wichtig, auch dieses Wissen nach dem Weggang verfügbar zu halten.

Erfahrungsschätze nutzbar machen

Systematisiert schürfen wir nach unbewusstem Wissen – es bleiben keine blinden Flecken. Wir sorgen dafür, dass Sie als Unternehmen oder Organisation wissen, was Sie wissen.

Wir geben dem Wissen gemeinsam Überschriften, so dass es leichter adressierbar und abrufbar wird. Für jedes Wissensfeld definieren wir gemeinsam eine passende Methode, um auch schwer beschreibbares Wissen mit vertretbarem Aufwand zu übertragen.


Wir erarbeiten einen klaren Transfer-Plan, der dann eigenverantwortlich im Off Boarding umgesetzt werden kann. Bei zeitlichem Versatz zwischen Off- und Onboarding arbeiten wir mit Zwischenspeichern – mit Personen und Technik.


Wir sorgen dafür, dass Nachfolger*innen direkt auf das bestehende Know-How zugreifen können und schneller produktiv sind.

Explizites und implizites Wissen

Im Wissensmanagement unterscheidet man zwischen explizitem und implizitem Wissen. Explizites Wissen ist dokumentiertes Wissen.
Implizites Wissen ist intuitives Erfahrungswissen. Man kann es, aber schreibt es nicht auf.  

Der Mitarbeitende weiß intuitiv, wie er mit seinen Kunden „richtig“ umgeht. Er kennt die inoffiziellen aber pragmatischen Lösungswege. Er weiß intuitiv, wann der richtige Zeitpunkt ist, etwas zu tun und wen anzusprechen – auch abseits der “offiziellen Pfade“. 

Dieses Erfahrungswissen kann auf verschiedenen Wegen für andere verfügbar und damit zu explizitem Wissen gemacht werden.  

Interessante Fakten zu impliziten Wissen

  • Nur 2% der Informationen in einem Unternehmen werden verschriftlicht, der Rest ist in den Köpfen der Mitarbeitenden.
  • 90% des Wissens in der Organisation sind implizit gebunden.
  • Führungskräfte erhalten 2/3 ihrer Informationen durch persönliche Gespräche oder Telefonate.
  • Für das Suchen nach Informationen wird schätzungsweise mehr als 30% der Arbeitszeit aufgewendet.

Wir übertragen Wissen in folgenden Formaten

1:1

Bei direkter Übergabe von scheidender Person auf den neuen Mitarbeitenden

1:2

Von scheidender Person auf mehrere Mitarbeitende

1:1:1

Bei zeitlichem Versatz bis zur Neubesetzung: über einen Zwischenspeicher

X:Y

Von einem Team auf ein neues Team

Warum sich der knowify®-Prozess für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation lohnt:

  • Kostbares Erfahrungswissen bleibt erhalten.
  • Kontinuität wird gesichert – auch bei Beziehungen, Vernetzungen und sozialen Aspekten.
  • Die Einarbeitung verkürzt sich und ist weniger belastend – für die neuen Mitarbeitenden, aber auch die assoziierten Teams und relevanten Schnittstellen.
  • Die neuen Kolleg*innen sind schneller produktiv; ein Leistungsabfall kann aufgefangen werden. Und für alle wichtigen in- und externen Schnittstellen inklusive Kunden gibt es einen sauberen Wissens-Übergang.
  • Die Person, die das Unternehmen verlässt, erfährt Wertschätzung – auch durch das Interesse an ihrem Erfahrungswissen – und kann häufig mit einem wirklich guten Gefühl gehen. Wo eine positive Trennung erfolgt, bleibt die Brücke erhalten, über die Leistungsträger in Zeiten von Fachkräftemangel später wieder zurückgeholt werden können.
  • Die Investition für den strukturierten Transferprozess amortisiert sich vielfach aufgrund der vermiedenen Fehlerkosten durch mangelndes Erfahrungswissen sowie der Einsparungen durch verkürzte Einarbeitungszeiten.
„Am Anfang war ich skeptisch, aber das war ein wertschätzender Rückblick auf meine Zeit im Unternehmen. Ich war vorher echt überfordert, alles relevante Wissen zu beschreiben und zu übergeben. So fühlt sich das gut an.“
„Wow. Ein wirklich gutes Willkommen. Einen so effizienten Einstieg hätte ich mir nicht träumen lassen. So kann ich schnell zeigen, was ich kann und dabei gut an Bestehendes andocken.“
„Ein klarer Prozess. Ich habe meinen Mitarbeitenden häufig einfach machen lassen. Sein Wissen ist jetzt für alle nutzbar auf dem Tisch. Das erspart uns teure Fehler.“
„Tolle Übergabe! Schade genug, dass unsere Kollegin geht. Wir hätten sonst gar nicht geahnt, wie wir das was sie alles gewusst hat auch noch hätten übernehmen sollen.“
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Wir geben Ihrem Wissen Raum, so dass der Transfer nicht im Alltagsstress verloren geht.

Um produktiv zu sein, legen wir großen Wert darauf, günstige Bedingungen für das Miteinander zu schaffen: Wir führen einzeln Vorgespräche, klären gemeinsam den Auftrag und bauen eine angenehme Atmosphäre auf um die Bereitschaft zu stärken, Wissen zu teilen.

Das Herzstück des knowify®-Prozesses ist der Transfer-Workshop in dem die knowify® Transfer-Box erarbeitet wird. Über einen ganzen Tag (oder online zwei halbe Tage) tragen wir in einem interaktiven und sehr persönlichen Workshop-Prozess das Wissen zusammen und machen es handhabbar. Auch besprechen wir Formate, in den das Wissen dann übertragen werden kann. Im Anschluss wird die Führungskraft über das Ergebnis informiert.

Bei der eigentlichen Übertragung des Wissens müssen wir nicht mehr persönlich dabei sein – außer Sie wünschen eine weitere Begleitung der Transfermaßnahmen.

1. Wir schaffen günstige Bedingungen

durch eine abgerundete Auftragsklärung und vor allem: ausführliche persönliche Vorgespräche mit den Beteiligten. Schließlich muss man Wissen auch übertragen wollen.

2. Im Transfer-Workshop

bringen wir dann systematisch bewusstes sowie unbewusstes Wissen an die Oberfläche. Wir identifizieren Themenfelder und formulieren ganz konkrete Maßnahmen zur Übergabe.

3. So entsteht die knowify®– Transfer-Box,

die an die Nachfolge oder die Zwischenspeicher übergeben wird – mit Wissens- und Beziehungslandkarte, sowie einer Roadmap für die Übergabe. 

4. Das Wissen bleibt im Unternehmen

– auch wenn die Person nun das Unternehmen verlässt.

Und wer möchte,

den begleiten wir auch bei der Umsetzung der Transfermaßnahmen.

Die Transfer-Box ist das greifbare Ergebnis des knowify®-Prozesses

  • Wissenslandkarte
    Strukturierte und benannte Container für das Wissen in allen relevanten Kompetenzfeldern (explizit und implizit). Beschreibung des dort enthaltenen Wissens in Stichworten.

  • Beziehungslandkarte
    Systematisierte Darstellung aller Stakeholder, mit denen wichtige Beziehungen bestehen. Eine persönliche Einschätzung über die Qualität der Beziehungen.

  • Projektportfolio
    Überblick aller Projekte und ihres jeweiligen Status bei der Übergabe.

  • Übergabe-Roadmap
    Welches Wissen wird an wen, wann und mit welcher Methode übergeben?

 

  • Den knowify®-Prozess führen wir in Präsenz oder auch remote durch.
  • Typischer Weise nimmt der Wissenstransfer je Person zwei Beratertage in Anspruch. Wünschen Sie sich zudem eine Begleitung (Monitoring) der Umsetzung des Transferplans, fallen zusätzliche Beratertage an.
  • Bei Bedarf übernehmen wir für Sie auch
    • Vorträge – z.B. um Ihre Führungskräfte für Wissenstransfer zu sensibilisieren.
    • Interne Train-the-Trainer-Seminare, wenn in absehbarer Zeit viele Wissensträger Ihr Unternehmen verlassen werden und Sie Moderator*innen für Ihren eigenen knowify®-Prozess qualifizieren möchten.
    • Begleitung interner Veränderungsprozesse, wenn Sie Wissenstransfer mehr in Ihre Organisationskultur integrieren möchten.
    • Sprechen Sie uns gerne für Ihr persönliches Angebot an.

knowify Erfolgsgeschichten

  • Herausforderung
    In einem Unternehmen der Umweltbranche geht eine Mitarbeitende in Rente, die seit den Gründungsjahren das Unternehmen mit aufgebaut hat und einen zentralen Bereich verantwortet. Sie verfügt über viel implizites Wissen, das für das Unternehmen erfolgskritisch ist. Das Wissen von rund 20 intensiven Arbeitsjahren zu strukturieren und zu übergeben, ist für sie und das Unternehmen keine gewohnte Aufgabe. Eigentlich mag sich niemand vorstellen, wie es ohne sie weitergeht.

  • Herangehensweise und Outcome
    Nach Vorgesprächen mit der Führungskraft und der Mitarbeiterin fand ein strukturiertes eintägiges Online-Coaching statt. Ergebnisse waren eine individuelle Wissenslandkarte, Beziehungslandkarten zu den persönlichen Netzwerken und ein Übergabefahrplan. Zudem wurde für ihre Stelle noch die Stellenbeschreibung gemeinsam erarbeitet.

  • Erfolg und Ergebnis
    Aus einem „wie soll das jemals gehen“ wurde ein „so wird’s gehen“. Unsicherheit und Überforderung mit dem Übergabeprozess konnten ersetzt werden durch Struktur, gefüllt mit Inhalten – und Erleichterung bei den Beteiligten. Am wichtigsten war es, dem impliziten Wissen gemeinsam Überschriften zu geben und Inhalte schrittweise und sensibel im moderierten Gespräch ans Licht zu holen und die „Wissens-Container“ zu füllen.


„Ich wusste, dass ich viel weiß – hatte aber keine rechte Idee, wie ich das in Worte fassen kann. Es war sehr hilfreich für mich, bei diesem Prozess unterstützt zu werden. Nach viel Herzblut für meine Arbeit, kann ich mein „Baby“ jetzt gut in neue Hände geben und weiß, dass mein Nachfolger einen guten Start haben wird.“

  • Herausforderung
    Beim Wissenstransferprozess für ausscheidende Mitarbeitende wurde deutlich, dass erfolgskritisches Wissen im Unternehmen auf einzelne „unersetzliche“ Mitarbeitende konzentriert ist. Das hat vor allem historische Gründe durch die Aufbauphase des Unternehmens, die Konzentration liegt aber auch diesen Mitarbeitenden persönlich und ist irgendwann Kulturbestandteil im Unternehmen geworden. Jetzt steht ein Generationenwechsel an. Damit soll auch ein Kulturwandel zu lebendig geteiltem Wissen vollzogen werden.

  • Herangehensweise und Outcome
    Es gab einen Prozess von Workshops, in den alle Mitarbeitenden einbezogen wurden. Über allem standen die Fragen: wie wollen wir zukünftig gemeinsam arbeiten? Wie sorgen wir für guten Wissenstransfer im Team? Dabei ging es um die Befähigung des Teams für den eigenen Weg.

  • Erfolg und Ergebnis
    Das Team schätzt es mittlerweile, einen Teil seiner Arbeitszeit für den Wissensaustausch und das Miteinander zu investieren. Dem einen Wert beizumessen, war tatsächlich Teil des Kulturwandels. Früher wurde fast ausschließlich in Projekten gearbeitet – häufig jeder für sich. Bald wird es für jede*n Vertreter geben, die unmittelbar in die Arbeiten einsteigen können. Die Stimmung im Team ist super. Die Zusammenarbeit sehr lebendig. Das Unternehmen ist noch attraktiver für junge Mitarbeitende geworden.

„Die Stimmung im Team ist anders geworden. Sie war nicht schlecht, aber sie ist viel offener und entspannter geworden. Jede*r macht, was sie/er kann. Wir sind in Bewegung. Alle sind neugierig, wollen mitgestalten und zunehmend wird Wissen auf viele Schultern verteilt. Jeder traut sich kritisch zu fragen und wird mit Anregungen ernst genommen. Spannend ist auch, dass wir nicht nur intern offener mit unserem Wissen umgehen, sondern das auch extern in Netzwerkveranstaltungen ganz bewusst tun. Wir sind überzeugt, durch den Austausch kommt viel zu uns zurück.“

Wie können wir Teil Ihrer Erfolgsgeschichte werden?

Wir können Ihnen helfen, wenn bei Ihnen …

  • Know-How-Träger das Unternehmen verlassen oder intern in andere Bereiche wechseln.
  • in absehbarer Zeit wichtige Wissensträger in den Ruhestand gehen.
  • „Wissens-Kopfmonopole“ entlastet werden – und Wissen verteilt werden soll.
  • ganze Teams umstrukturiert werden und ihr Wissen einen neuen Heimathafen braucht.
  • die Nachfolge noch nicht geklärt ist oder zu viel Zeit zwischen Off- und Onboarding liegt.

Diesen Menschen werden Sie begegnen.
knowify® ist ein Angebot von …

Elke Bögel
München

+49 89 206029880
elke.boegel@transferbees.de

Dr. Cornelis Rasmussen
Bremen

+49 421 69642936
cornelis.rasmussen@transferbees.de

Lars Schmidt
Hamburg

+49 40 29892010
lars.schmidt@transferbees.de

Anuschka Schweizer
München

+49 176 25197043
anuschka.schweizer@transferbees.de

Was uns besonders macht

  • Wir coachen sympathisch und empathisch, so dass die Mitarbeitenden ihr Wissen gerne transparent machen und sich angemessen gewertschätzt fühlen. Wir sind wirklich nah am Menschen.
  • Wir sind ein langjährig eingespieltes Team von Moderator*innen aus Nord- und Süddeutschland, die sich blind verstehen. So können wir auch größere Transferprojekte Hand in Hand begleiten.
  • Wir ergänzen uns fachlich mit Expertisen für verschiedene Branchen und Mitarbeiterprofile.
  • Wir sind alle qualifizierte Coaches, Moderator*innen, Trainer*innen und Organisationsentwickler*innen mit langjähriger Erfahrung in Unternehmen und anderen Organisationen.
  • Wir arbeiten abwechslungsreich, lebendig und entspannt in Präsenz oder auch remote. Die Arbeit mit uns wird Ihnen Freude machen.
  • Wir sind strukturiert und zielorientiert. Wir bringen Ihren Wissenstransfer schnell auf den Punkt.

Kontakt

Sie haben Fragen zu unserem Angebot?
Oder steht bei Ihnen der Weggang eines wichtigen Wissensträgers bevor?
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

office@transferbees.de